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1) Connaître l’acheteur et son besoin
Adapter votre réponse à chaque appel d’offre est primordial, vous devez donc prendre le temps de définir et comprendre le besoin de l’acheteur. La lecture des documents fournies par l’acheteur est une étape obligée. Ne pas hésiter à prendre contact directement avec l’acheteur pour lui poser davantage de questions à propos de son besoin afin d’identifier les points non exprimés lors de la rédaction du DCE.
Enfin, cela doit vous permettre d’adapter votre proposition à votre acheteur et à son appel d’offre. En particulier, ne pas penser qu’une plaquette publicitaire peut servir de mémoire technique présentant les capacités de votre entreprise, ce ne sera pas assez spécifique.
2) Se conformer au formalisme demandé par l’acheteur
Lors de la rédaction du DCE (en particulier du CCTP), l’acheteur va exprimer l’ensemble de ses besoins. Souvent, il va vous donner un cadre de réponse avec des rubriques et des items obligatoires. Lorsqu’un tel formalisme est proposé par l’acheteur, il faut le suivre autant que possible. L’agent en charge de l’analyse de votre offre voudra trouver les éléments qui l’intéressent dans la rubrique adéquate afin de simplifier l’évaluation de votre offre.
3) Respecter l’heure limite de remise des plis
Le code des marchés publics est très strict sur l’application de la date limite de remise des plis. Un acheteur ne peut pas prendre en compte une offre qui serait arrivée trop tard, il est donc crucial pour vous de répondre dans les temps. En cas de litige, c’est l’horodatage de téléchargement du dernier octet sur la plateforme de l’acheteur qui fait foi.
Prévoyez donc à l’avance la remise de votre offre : la plupart des plateformes proposent de tester votre matériel et votre connexion à l’avance afin de ne pas être surpris le jour J. N’hésitez pas à utiliser ces outils pour vous préparer.
4) Rédiger un contenu clair et facile à lire
Les agents en charge de l’analyse des offres vont recevoir de nombreux documents aux contenus proches les uns des autres : il faut vous démarquer ! Pour que votre contenu technique soit retenu par votre lecteur, probablement peu expert du sujet, il faut que vous restiez concis et privilégiez les termes utilisés par l’acheteur dans sa publication. Faites des phrase courtes. N’entrez dans les détails techniques que dans les parties qui leurs sont dédiées. Conjuguez l’ensemble du contenu au présent.
Il faut que votre lecteur comprenne votre offre à la première lecture. Sinon, il ne prendra pas le temps de vérifier s’il a bien compris votre propos et passera à la candidature suivante.
5) Rédiger un document soigné et agréable à lire
Une autre manière de faciliter la vie des agents en charge de l’analyse des offres est d’améliorer la clarté du document par sa forme. Pour ce faire, quelques points à garder à l’esprit :
- Respecter les rubriques demandées dans les documents de consultation.
- Mettre en avant les éléments explicitement demandés par l’acheteur.
- Choisir des illustrations adaptées à l’appel d’offre.
- Assurer une orthographe irréprochable au document.
- Produire un document propre et accueillant pour le lecteur.
6) Valoriser son organisation au regard des critères de jugement de l’appel d’offre
L’objectif des documents que vous soumettez lorsque vous répondez à un appel d’offres est de prouver à un acheteur que vous êtes le meilleur interlocuteur pour fournir la prestation dont ils ont besoin.
Cette démonstration se fait en suivant les règles édictées par l’acheteur : il exprime un besoin spécifique et attend une réponse spécifique. En particulier, l’acheteur se doit d’indiquer les critères de jugement des offres retenues. Mettez donc en valeur le savoir-faire de votre organisation au regard de ces critères définis par l’acheteur.
Soyez clair et direct dans votre manière d’exposer vos avantages comparatifs et limitez-vous aux sujets en lien avec l’appel d’offres. Savoir que votre organisation est leader sur un autre sujet que celui demandé n’est pas spécifiquement valorisé par les acheteurs publics qui attendent une prestation particulière via chaque appel d’offres.
7) Ne pas hésiter à prendre des engagements allant au-delà du DCE
Lors de la rédaction de votre réponse à l’appel d’offres, vous allez devoir décrire la prestation telle que vous la concevez ainsi que le prix que vous attendrez en échange. N’hésitez pas à aller au-delà des exigences du DCE sur les sujets que vous maîtrisez, en particulier si vous pensez que ce sont des besoins sous-jacents chez l’acheteur public.
Lors de la proposition, si cela est rendu possible dans le cadre de l’appel d’offres, n’hésitez pas à faire plusieurs variantes tarifaires dans la prestation proposée afin d’augmenter vos chances d’être choisi par l’acheteur.
